Fichier et format du document

La soumission d’une ressource (mémoire, thèse, documents scientifiques, etc.) dans la bibliothèque numérique SYNTHÈSE se fait selon votre statut d'utilisateur régulier ou de membre du comité éditorial. Veuillez vous reporter à l’une des rubriques ci-dessous selon votre profil.

1. Soumission en tant qu’utilisateur régulier

Vous êtes un utilisateur régulier de SYNTHÈSE si votre utilisation du système se limite à la consultation des ressources disponibles au sein des différentes collections. À ce titre, vous ne participez pas aux tâches d’administration, d’évaluation, de révision ou d’édition du contenu publié sur SYNTHÈSE

Pour soumettre une ressource, vous devez la transmettre à l'adresse soumission@haitisynthese.org. Votre soumission fera l’objet d’une évaluation par le comité éditorial de SYNTHÈSE. À l’issue de cette évaluation, vous serez informé (e) par courriel de l’acceptation ou du refus de la publication de la ressource soumise. Veuillez prendre note que des informations supplémentaires pourraient être requises durant le processus d’évaluation. Avant de débuter le processus de soumission, assurez-vous d’avoir le fichier à soumettre sur le disque dur de votre ordinateur ou dans un répertoire sur votre réseau local, puis vérifiez que le format de votre fichier est supporté par le système.

2. Soumission en tant membre du comité d'édition

Vous êtes un membre du comité éditorial de SYNTHÈSE si vous participez à une ou plusieurs tâches d’administration, d’évaluation, de révision ou d’édition du contenu publié sur SYNTHÈSE. À cet effet, vous disposez de deux modes de soumission dans la bibliothèque :

• La soumission directe (simplifiée) qui requiert moins d’informations lors de l’ajout d’une nouvelle ressource à la bibliothèque;
• La soumission normale ou complète qui requiert une édition plus complète de la ressource à rajouter au système.

La soumission directe ou simplifiée permet de déposer rapidement un document dans la bibliothèque, notamment les ressources en cours d’évaluation par le comité éditorial de SYNTHÈSE. Le document est assigné à un membre du comité éditorial qui l’évaluera en fonction des politiques d’évaluation en vigueur. La soumission normale nécessite au préalable une connaissance plus détaillée des métadonnées de la ressource à ajouter (collection, sujet, éditeur, etc.). Elle concerne plutôt les ressources ayant passé la phase d’évaluation du comité éditorial et sont en instance d’être publiées dans la bibliothèque numérique.
NB : Veuillez choisir le mode simplifié si vous n'êtes pas certain de votre choix. Vous pouvez toujours solliciter l’assistance d’un administrateur de SYNTHÈSE.

3. Les étapes pour soumettre un document

Étape 1 - Se connecter
Pour soumettre un document dans la bibliothèque SYNTHÈSE, vous devez avoir un compte d’utilisateur et un mot de passe afin de vous connecter au système, sinon vous devez en créer un en suivant ce lien s’inscrire.

Étape 2 - Cliquer sur le menu "Dépôt de document" dans la barre de menu

Étape 3 - Sélectionner une collection

• Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner une collection en mode normal ou sélectionner l’option dépôt mode simplifié selon vos besoins (voir mode normal et dépôt en mode simplifié dans la section mode de soumission en haut de la cette page).
• Cliquez sur le bouton suivant pour continuer.

Étape 4 - Passez à l'Étape 5 si vous avez choisi dépôt mode simplifié à l'étape précédente.
Répondez aux questions initiales en cochant les critères qui s'appliquent à votre document.
Cochez Plusieurs titres : si le document a plus d’un titre (un titre traduit par exemple);
Cochez Publié : si le document a été publié ou diffusé publiquement auparavant.

Étape 5 - Description du document 1
À cette étape, vous devez remplir différents champs qui permettront de décrire votre document.

• Dépôt en mode simplifié : entrez les noms des auteurs du document, le titre principal et la date d'émission du document dans les champs indiqués, puis cliquez sur suivant.
• Dépôt normal : entrez les noms des auteurs du document, le titre principal et les autres titres (si vous avez coche Plusieurs titres à l'étape 4) et la date d'émission du document.

Si vous avez coché Publié à l’étape 4 : vous pouvez saisir des champs facultatifs comme :

• Éditeur : le nom de l'éditeur de l’instance précédente du document.
• Citation : une référence standard pour l’instance précédente du document.
• Numéro de série, numéro de rapport attribué au document
• Type d’identifiant : les numéros d’identification ou codes associés au document.
• Type(s) : le(s) type(s) de contenu du document.
• Langue : la langue du contenu principal du document (veuillez choisir Autres si la langue ne figure pas dans la liste ou N/A si le document n’a pas de langue (un ensemble de données ou une image par exemple).

- Cliquez sur suivant pour continuer.
Étape 6 - Description du document 2
(veuillez passer à l’étape 7 si vous avez choisi un dépôt en mode simplifié)
Les champs qui suivent sont optionnels mais vous permettent de donner une bonne visibilité au document.

• Mots clés : veuillez saisir des mots clés ou des expressions appropriées, c’est-à-dire, relatives au contenu de votre document
• Résumé : entrez un résumé du contenu de votre document dans cette section.
• Commanditaires : entrez les noms de tous les commanditaires et /ou des codes de financement qui ont contribué à l'élaboration du document.
• Description : entrez tout autre description ou commentaire.

Cliquez sur suivant pour continuer.
Étape 7 - Télécharger le(s) fichier(s)

• Cliquez sur Choisissez un fichier pour sélectionner le document à soumettre, le champ Description du fichier est optionnel mais permet de saisir une brève description du fichier par exemple : “Document principal” ou “Lecture de données expérimentales”.
• Cliquez sur Télécharger un fichier et ajouter un autre, si vous avez plusieurs fichiers à joindre et cliquez sur suivant pour continuer.

Étape 8 - Vérification des données à soumettre
Vous pouvez vérifier les informations à soumettre dans cette section et les corriger au besoin avant de cliquer sur suivant pour l'étape suivante.
Étape 9 - Licence de diffusion
Pour permettre à SYNTHÈSE de reproduire, traduire et distribuer dans le monde entier votre document, vous devez accorder la licence de diffusion standard en sélectionnant “J'accorde la licence”, puis en cliquant sur “Finaliser la soumission”.

Étape 10 - Vérifier que votre soumission est bien en cours de révision.

Cliquez sur le menu déroulant “Mon espace personnel” dans la barre de menu.
Cliquez sur “Mes publications et Tâches de validation.”

Vous pouvez visualiser sur la page principale :

• la liste de vos soumissions inachevées;
• la liste des soumissions archivées;
• la liste des soumissions en cours de révision.

Enfin, vous devrez voir votre nouveau document dans la liste des soumissions en attente de validation par l'équipe de révision.